Novinky - detail

Nájsť organizácie verejnej správy, kde sa kontinuálne a dlhodobo venujú manažérstvu kvality, nie je jednoduché. Dôvodov je niekoľko, napríklad neexistuje zákonná povinnosť venovať sa riadeniu kvality, a preto platí „čo je dobrovoľné, nie je povinné“. Manažérstvo kvality je často vnímané ako záťaž. Personálna a hlavne finančná. Nehovoriac o tom, že častým argumentom je skutočnosť, že organizácia má zabezpečené mechanizmy a postupy, ktoré pomáhajú dosahovaniu výkonnosti a kvality poskytovaných služieb a nič iné nepotrebujú. Ďalším z dôvodov sú aj organizačné, ale hlavne personálne zmeny v organizáciách vo vedení, prípadne aj na úrovni stredného manažmentu, a to v dôsledku volebných cyklov (komunálnych alebo parlamentných).

Posledný z menovaných dôvodov je veľmi častou príčinou pozastavenia rozbehnutej implementácie manažérstva kvality v organizáciách verejnej správy. Preto sme pre Vás pripravili krátky príspevok k tejto problematike na základe našich skúseností a skúseností niektorých organizácií verejnej správy, kde sa s touto situáciou stretli.

Ako otrasú základmi zavedeného manažérstva kvality personálne zmeny?

Personálne zmeny si nevyberajú, či je na ich realizáciu z pohľadu kvality v organizácii vhodná doba alebo nie. Ich rozsah má na manažérstvo kvality rôzny vplyv. Tým najzávažnejším je zmena vedenia organizácie. Tá prináša so sebou určitú neistotu budúcnosti zavedeného systému alebo modelu kvality. V tomto období je veľmi dôležité, aby boli novému vedeniu prezentované výhody, výsledky a aktuálny stav implementácie manažérstva kvality. Výhodou a pozitívom je, keď má vedenie vedomosť o manažérstve kvality a pozná jeho prínosy pre riadenie organizácie. Čím je táto vedomosť vyššia, tým menšia je pravdepodobnosť, že sa pod zavedeným systém alebo modelom „otrasie stolička“. 

Druhou z kľúčových zmien s významným vplyvom na riadenia kvality v organizácii je zmena garanta alebo metodika/manažéra kvality. Garant ako zástupca vedenia zastrešuje zavedený systém alebo model, má dostatok informácií o uskutočnených aktivitách a je premostením medzi vedením a členmi implementačného alebo CAF tímu. V tomto prípade taktiež platí, že čím viac vedomostí má nový garant o manažérstve kvality, tým je väčší predpoklad, že pokračovanie v začatých aktivitách nebude spochybnené a podpora vedenia bude zabezpečená. Pri zmene metodika/manažéra kvality je dôležité, aby organizácia čo najrýchlejšie našla kompetentného zamestnanca, ktorý dokáže zabezpečiť kontinuitu v začatých aktivitách. 

Aké argumenty používať pri „obhajobe“ manažérstva kvality?

Prezentácia a predstavenie zavedeného systému alebo modelu je veľmi dôležitým krokom pri zmene vedenia organizácie. Toto predstavenie realizuje spravidla garant v spolupráci s metodikom/manažérom kvality a mali by sa naň dôsledne pripraviť. Môže nastať aj taká situácia, že sa z nich stávajú „obhajcovia“ zavedeného systému alebo modelu, a to predovšetkým v prípade, pokiaľ sú u vodcov pochybnosti o význame implementácie alebo udržania manažérstva kvality. Vtedy je práve na nich, aby správne a jednoducho vysvetlili predovšetkým prínosy pre organizáciu.

Dôležité je zamerať sa na to, čo môže priniesť vedeniu správne zavedené manažérstvo kvality. Patrí sem určite fakt, že ide pri ňom o pohľad na fungovanie a potenciálne zlepšenie organizácie zvnútra, pohľadom vlastných zamestnancov a nie externe zazmluvnených spoločností, ktoré nepoznajú každodenný chod organizácie. Ďalším je nastavenie a definovanie procesov (ich vstupov, výstupov) a celý rad výhod procesného manažérstva. Pre vedenie to znamená veľké prínosy v efektivite a operatívnosti vedenia a riadenia, zamedzenie vzniku duplicít, resp. nepokrytia plnenia úloh kompetentnou zložkou/zamestnancom alebo uľahčenie jednoznačného určenia nositeľov úloh. Ďalej sem patrí sprehľadnenie interných riadiacich aktov, kladenie väčšieho dôrazu jasnému zadefinovaniu zainteresovaných strán organizácie, jej produktov a služieb, ale aj na zlepšenie internej a externej komunikácie. 

Zabudnúť by sa nemalo ani na prezentovanie identifikovaných silných stránok a oblastí na zlepšovanie. Pravdou je, že mnohí vodcovia majú prirodzené zábrany priznávať aj slabé stránky organizácií, ktoré vedú, avšak cieľom každej organizácie by malo byť zvyšovanie kvality v každej jednej oblasti jej pôsobnosti. Práve tu nastáva priestor na predstavenie dosiahnutých výsledkov po zavedení alebo v rámci udržiavania manažérstva kvality, i keď nemusia byť vždy najlepšie.

Ďalším z argumentov môže byť aj budovanie pozitívneho mena organizácie, a to predovšetkým medzi podobnými organizáciami verejnej správy. Organizácia tak môže vyzdvihnúť prvenstvo v zavádzaní manažérstva kvality alebo v sektore, kde je organizácií so systematickým riadením kvality viac, prípadne pridanie sa k väčšine týchto organizácií. Jedným z argumentov môže byť aj potenciál zapojenia sa do rôznych súťaží v oblasti kvality (napr. Národná cena za kvalitu, Cena európskeho verejného sektora), transparentnosti, budovania profesionálnych úradov a pod. 

Čo ďalej, ak je nové vedenie presvedčené v pokračovaní zavedeného systému alebo modelu?

V prípade, ak personálne zmeny neotriasli manažérstvom kvality v organizácii, možno hovoriť o významnom úspechu a o takom vedení, ktoré vidí zmysel zlepšovať organizáciu za pomoci svojich zamestnancov a je jedno, či na to využijú systém manažérstva kvality podľa normy ISO 9001, model CAF alebo model výnimočnosti EFQM. Nesmie sa však zabudnúť na školenie vedenia o zavedenom systéme alebo modeli, prípadne preškolenie nových zainteresovaných zamestnancov. Ideálnym prípadom je, ak je súčasťou adaptačného vzdelávania novoprijatých zamestnancov aj zaškolenie na zavedený systém alebo model. 

Bohužiaľ, nie vo všetkých organizáciách je vedenie presvedčené a naklonené pokračovať v aplikácii manažérstva kvality. Argumentov, prečo nepokračovať, je široká škála, od potreby optimalizácie organizačnej štruktúry, šetrenia finančných prostriedkov, sľubu zavedenia vlastných postupov a procesov na riadenie kvality, potreby vykonania externých procesných alebo personálnych auditov, až po nevyslovené pravidlo „všetko, čo urobilo bývalé vedenie, musí byť v zásade zlé alebo nepotrebné“.

Nech už ste sa vo svojom profesijnom živote stretli s ktoroukoľvek z vyššie uvedených alternatív personálnych zmien, či už z pozície garanta, metodika/manažéra kvality alebo aj radového zamestnanca, veríme, že sa vo Vašej organizácii uskutočnili tie správne rozhodnutia pre dobro celej organizácie.