Fázy, kroky a odporúčania pri implementácii systému manažérstva kvality podľa STN EN ISO 9001: 2016

Systém manažérstva kvality (SMK) podľa STN EN ISO 9001: 2016 (ďalej aj „norma“) je jedným z nástrojov na zlepšovanie kvality poskytovaných produktov alebo služieb. Na rozdiel napríklad od modelu CAF je SMK striktne požiadavkový systém, kde norma presne určuje, čo všetko musí organizácia spĺňať. Norma takisto definuje aj kontrolné mechanizmy (audity), ktoré zaručujú, že organizácia, ktorá má certifikovaný SMK ho neustále zlepšuje a v konečnom dôsledku tak zlepšuje svoje produkty alebo služby, ktoré poskytuje zákazníkom/občanom.

Implementácia SMK je rozdelená do piatich fáz. Prvou fázou je príprava implementácie, druhou fázou je analýza súčasného stavu, treťou fázou je implementácia požiadaviek normy, nasleduje fáza certifikácie zavedeného SMK a poslednou fázou je udržiavanie a zlepšovanie zavedeného SMK. 


Fáza 1: Príprava implementácie SMK

Krok 1: Rozhodnutie o implementácii SMK

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Rozhodnutie manažmentu o implementácii SMK v organizácii zdokumentovaný v určitej podobe (napr. písomné rozhodnutie uvedené v zápise z porady manažmentu).
  • Rozhodnutie o rozsahu implementácie, či bude SMK aplikovaný na celú organizáciu alebo len na jej časť.
  • Vymenovanie kľúčových pozícií implementácie – garanta a manažéra kvality. Garant je člen vedenia organizácie, ktorý bude poskytovať podporu pri implementácii manažérovi kvality a implementačnému tímu. Manažér kvality je osoba zodpovedná za koordináciu implementácie a následné udržiavanie a zlepšovanie zavedeného SMK.
  • Vypracovanie plánu implementácie vrátane uvedenia časového rozsahu, pridelených zodpovedností a potrebných zdrojov (ľudských, časových, materiálnych). Rámcový plán implementácie môžete nájsť tu.


     Odporúčania ku kroku 1

Krok 2: Vytvorenie implementačného tímu

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Informovanie všetkých zamestnancov o zámere implementovať SMK v organizácii.
  • Výber kandidátov do implementačného tímu. Členovia implementačného tímu sa podieľajú na popise jednotlivých procesov organizácie, na prispôsobovaní, prípadne tvorbe nových činností a dokumentácie podľa požiadaviek normy.

      Odporúčania ku kroku 2


Fáza 2: Analýza a zhodnotenie súčasného stavu

Cieľom analýzy súčasného stavu je porovnanie skutočného stavu s požiadavkami normy pred začiatkom implementácie SMK. Výstupom analýzy súčasného stavu je zhodnotenie, ktoré z požiadaviek normy organizácia už plní a zoznam úloh, ktoré treba vykonať, aby sa dosiahla zhoda v plnení všetkých požiadaviek normy.

Krok 3: Zmapovanie všetkých procesov organizácie a poskytovaných služieb 

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Učenie spôsobu akým sa budú identifikovať jednotlivé činnosti a procesy organizácie. Procesom sa pritom rozumie postupnosť presne definovaných činností, ktoré pri dodaných vstupoch produkujú požadované výstupy.
  • Zosumarizovanie všetkých procesov ktoré sa v organizácii vykonávajú a ich rozdelenie do troch skupín:

a) Procesy, ktorými organizácia vytvára produkty alebo poskytuje služby – takzvané hlavné procesy, ktoré môžu byť niekedy označované aj ako „hodnototvorné“, „prevádzkové“ alebo „kľúčové“ procesy. Ide o tie aktivity, kvôli ktorým je organizácia zriadená.
b) Procesy, ktorých cieľom je zaistiť fungovanie hlavných procesov a chodu celej organizácie, takzvané podporné procesy. Patria sem napríklad správa majetku, verejné obstarávanie a financovanie, personálna agenda, spravovanie informačných a komunikačných prostriedkov a pod.
c) Riadiace procesy alebo niekedy označované aj „manažérske“ procesy. Ide o aktivity, ktorými organizácia plánuje, organizuje, koordinuje a riadi svoju prevádzku. Patria sem napríklad stratégia, plánovanie a riadenie organizácie, riadenie kvality, riadenie ľudských a finančných zdrojov, kontrolné procesy a pod. 

  • Definovanie zákazníkov organizácie, t.j. pre koho organizácia vytvára produkty alebo služby.


      Odporúčania ku kroku 3


Krok 4: Tvorba analýzy súčasného stavu

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Zhodnotenie miery plnenia požiadaviek normy a identifikovanie slabých miest organizácie – nedostatočné alebo žiadne plnenie požiadaviek normy.
  • Vypracovanie sumárnej správy s návrhmi na odstránenie slabých miest.
  • Vypracovanie plánu implementácie.


      Odporúčania ku kroku 4


Fáza 3: Implementácia systému manažérstva kvality

Krok 5: Školenie členov implementačného tímu

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Oboznámiť členov implementačného tímu s požiadavkami normy, s procesným riadením, meraním výkonnosti procesov a s požiadavkami na riadenie dokumentácie.


      Odporúčania ku kroku 5


Krok 6: Definovanie spôsobu riadenia dokumentácie

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Definovať štruktúru dokumentácie SMK danej organizácie.
  • Ak v organizácii nie je daný, stanoviť spôsob riadenia dokumentácie a všetkých zdokumentovaných informácií v zmysle požiadaviek normy a legislatívnych požiadaviek.


      Odporúčania ku kroku 6


Krok 7: Implementácia požiadaviek normy

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Popísanie procesov a vytvorenie procesnej mapy, resp. prispôsobenie procesov organizácie požiadavkám normy a prijatým zásadám riadenia dokumentácie, aktualizovať dokumentáciu tak, aby zodpovedala požiadavkám normy.
  • Uchovávať požadované zdokumentované informácie.
  • Organizácia v rámci tohto kroku identifikuje a ak ich nemá, tak následne aj zavádza niektoré nové procesy alebo činnosti, aby boli splnené požiadavky normy. Môže ísť napríklad o zavedenie procesu interných auditov systému manažérstva kvality, kontrolu kvality poskytovaných produktov a služieb, riadenie nezhôd a nápravných opatrení, meranie spokojnosti zákazníkov a podobne.
  • Prijať politiku kvality a stanoviť ciele kvality.
  • Stanoviť metriky na meranie výkonnosti procesov, monitorovať a vyhodnocovať plnenie cieľov kvality 
  • Vybrať a vyškoliť audítorov systému manažérstva kvality.

      Odporúčania ku kroku 7

 

Fáza 4: Certifikácia systému manažérstva kvality

Krok 8: Výber certifikačnej spoločnosti a realizácia certifikačného auditu

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Organizácia môže požiadať o certifikáciu implementovaného SMK po tom, ako vie preukázať plnenie všetkých požiadaviek normy.
  • Je odporúčané, aby certifikáciu SMK vykonávala akreditovaná certifikačná spoločnosť.
  • Na získanie certifikátu SMK musí organizácia podstúpiť certifikačný audit, ktorý preverí naplnenie jednotlivých požiadaviek normy a na základe úspešnej certifikácie udelí certifikačná spoločnosť certifikát systémov manažérstva kvality.
  • Certifikačný audit prebieha najprv štúdiom dokumentácie a následne auditom na mieste. Certifikačná spoločnosť zvyčajne požiada organizáciu o poskytnutie organizačnej štruktúry, príručky kvality (ak existuje) prípadne o dokumenty z preskúmania manažmentom. Následne pri audite na mieste certifikačná spoločnosť v reálnej prevádzke organizácie overuje plnenie požiadaviek normy.
  • Trvanie certifikačného auditu je dané viacerými faktormi, ako je napríklad počet zamestnancov organizácie a počet pracovísk.
  • Na úspešné absolvovanie certifikačného auditu je nutné, aby v organizácii nebola počas certifikačného auditu identifikovaná žiadna systémová nezhoda (neplnenie niektorej požiadavky normy).


      Odporúčania ku kroku 8


Fáza 5: Udržiavanie a zlepšovanie zavedeného systému manažérstva kvality

Krok 9: Činnosti v rámci udržiavania a zlepšovania SMK

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Certifikovaním SMK sa nekončí, práve naopak, začína sa udržiavanie a neustále zlepšovanie zavedeného SMK.
  • V období po certifikačnom audite organizácia pracuje na odstránení nezhôd zistených počas certifikačného auditu (ak boli identifikované), prípadne pracuje na implementácií odporúčaní na zlepšenie.
  • Zároveň organizácia pokračuje vo vykonávaní interných auditov.
  • Priebežne na základe zistených nedostatkov, vykonaných zmien v organizácii alebo na základe rozhodnutia vedenia organizácie mení a zlepšuje zavedený SMK.
  • Dobrou praxou je pravidelné preškoľovanie zamestnancov o implementovanom SMK, ako aj zaškolenie nových zamestnancov v rámci úvodného školenia pri nástupe do zamestnania.

 

      Odporúčania ku kroku 9


Krok 10: Dozorové a recertifikačné audity

Na čo by sa v tomto kroku nemalo zabudnúť:

  • Platnosť certifikátu SMK je 3 roky od jeho vydania.
  • Po prvom roku a druhom roku od vydania certifikátu, certifikačná spoločnosť vykoná v organizácii dozorový audit. Dozorovým auditom sa preveruje udržateľnosť SMK. Dozorový audit nie je taký komplexný ako certifikačný audit. Pri dozorovom audite sa nezisťuje v rámci jedného auditu plnenie všetkých požiadaviek normy ako je tomu pri certifikačnom audite. V prípade identifikácie systémovej nezhody počas dozorového auditu hrozí aj odobratie certifikátu.
  • Po troch rokoch od vydania certifikátu absolvuje organizácia opätovnú certifikáciu celého SMK.

      Odporúčania ku kroku 10

 

 

Vyhľadávanie