Štruktúra samohodnotiacej správy podľa modelu CAF

Štruktúra samohodnotiacej správy podľa modelu CAF

V každej krajine sa môže forma samohodnotenia mierne líšiť podľa zvyklostí a dlhodobo zavedených pravidiel samohodnotenia, tak isto aj štruktúra samohodnotiacej správy môže byť v jednotlivých krajinách odlišná.

V Slovenskej republike sa od samotného začiatku uplatňovania modelu CAF využíva popisná forma až po úroveň jednotlivých príkladov modelu CAF (popis skutočného stavu v danej organizácii), pričom je doplnená o silné stránky, oblasti na zlepšenie a dôkazy podporujúce tvrdenia samohodnotiteľov na úrovni jednotlivých kritérií modelu CAF. 

Na zachovanie jednotnosti samohodnotiacej správy podľa modelu CAF využíva Úrad pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo Slovenskej republiky ako národný korešpondent modelu CAF šablónu samohodnotiacej správy (doc, 450kB), ktorá je verejnej dostupná na webovom sídle CAF centra v časti Model CAF alebo je možné požiadať o jej zaslanie. 

Okrem spomínaných kritérií, subkritérií a príkladov modelu CAF sú súčasťou samohodnotiacej správy aj nasledovné informácie:

• Titulná strana: uvádza sa na nej meno a podpis štatutára organizácie a dátum. Za relevantný dátum sa považuje dátum schválenia samohodnotiacej správy. Dátum je dôležitý aj z toho hľadiska, že od uvedeného dátumu sa počíta možnosť podania prihlášky na Externú spätnú väzbu modelu CAF (min. 6 a max. 12 mesiacov).
• Obdobie, za ktoré je organizácia v správe hodnotená: tento údaj vymedzuje relevantné obdobie, zvyčajne ide o posledné tri roky. Väčšina organizácií uvádza obdobie ku koncu predchádzajúceho kalendárneho roka, pričom do samohodnotiacej správy následne dopĺňajú samohodnotitelia mnoho údajov aj z aktuálne prebiehajúceho roka. V tom prípade je dobré zvážiť, či by nebolo vhodné dať obdobie napríklad do 1. alebo 2. štvrťroka aktuálneho kalendárneho roka.
• Celkový počet zamestnancov ku koncu predchádzajúceho kalendárneho roka: ak sa samohodnotenie vykonáva v organizácii so zložitejšou štruktúrou, napr. ministerstvo alebo mestský úrad so svojimi priamo riadenými organizáciami, tak je vhodné uviesť počet zamestnancov organizácie a počet zamestnancov nimi priamo riadených organizácií. V prípade samostatnej organizácie možno uviesť počty zamestnancov podľa základného členenia (napríklad v prípade školy  pedagogickí a nepedagogickí zamestnanci).
• Garant CAF tímu: uvedenie mena, priezviska a funkcie, ktorú garant v organizácii zastáva.
• Metodik CAF tímu: uvedenie mena, priezviska a funkcie, ktorú metodik v organizácii zastáva. 
• Spracovatelia samohodnotiacej správy modelu CAF: uvádzajú sa v štruktúre podľa vlastníctva kritérií.
• Predstavenie organizácie: slúži na stručné uvedenie oblasti pôsobnosti organizácie, jej históriu a prípadné predchádzajúce skúsenosti k manažérstvom kvality. Rozsah predstavenia organizácie by nemal prekročiť 2 strany.
• Organizačná štruktúra: uvádza aktuálne grafické alebo inak štruktúrované usporiadanie organizačných zložiek organizácie.
• Celkové bodové hodnotenie: uvádza body za subkritériá (priemer bodov dosiahnutých za jednotlivé príklady daného subkritéria) a body za kritérium (priemer bodov dosiahnutých za subkritériá daného kritéria). Celkový počet bodov je súčet bodov dosiahnutých v rámci kritérií.
• Zoznam použitých skratiek: uvádza zoznam všetkých skratiek, ktoré sa v samohodnotiacej správe uviedli.
• Prílohy: predstavujú doplnenia a spresnenia k samohodnotiacej správe. Obvyklými prílohami môže byť zoznam zainteresovaných strán, procesná mapa, politika kvality, ciele kvality alebo ucelený zoznam dôkazov a pod. Počet strán v prílohách by nemal prekročiť 5. 

Pri samohodnotení je častou otázkou rozsah samohodnotiacej správy. Tento rozsah oficiálne nie je nikde definovaný, avšak národný korešpondent modelu CAF v Slovenskej republike odporúča nastaviť rozsah celkového počtu strán na maximálne 75. Do týchto 75 strán sa započítava text od začiatku kritéria 1 až po koniec kritéria 9.